Das Wartungsprotokoll ist in der Regel nicht optional, sondern wird vom zuständigen Dienstleister, der für die Wartung beauftragt wurde oder mit dessen Firma ein Wartungsvertrag besteht, nach Abschluss der erledigten Arbeiten ausgehändigt. Eigentümern und Hausverwaltungen gibt es damit einerseits einen Überblick und zugleich eine Sicherheit, beispielsweise bei später auftretenden Mängeln oder Garantieleistungen. Obwohl sich solch ein Protokoll optisch unterscheiden kann, je nachdem welche Vorlage der Dienstleister nutzt oder ob er einen individuellen Vordruck hat, ist der Inhalt doch stets sehr ähnlich.
Was steht in einem Wartungsprotokoll?
Im Zuge der vereinbarten Heizungswartung werden einerseits alle Komponenten der Anlage und andererseits deren Funktionsweise auf den Prüfstand gestellt. Viele Hersteller verlangen ein gültiges Protokoll als Nachweis für die jährlich erfolgte Wartung, welche wiederum notwendig ist, um Reparaturübernahmen und Garantieansprüche zu erhalten.
Zunächst befinden sich in einem Wartungsprotokoll gut sichtbar die allgemeinen Informationen:
- das Datum der Wartung
- der Name oder die Nummer des Monteurs
- die nächste planmäßige Wartung
- Kontaktinformationen und Unternehmensname des Dienstleisters
Das Protokoll bündelt außerdem wichtige Daten aus der Funktionsmessung der Heizanlage. Unter anderem wird bei der Heizungswarten geprüft welche Heizleistung die Anlage aufbringt und mit welchem Wirkungsgrad eine bestimmte Menge des Rohstoffes (zum Beispiel Öl oder Gas) eingesetzt wurde.
Verschiedene Druckelemente werden ebenfalls geprüft, zum Beispiel der Gas- und Pumpendruck sowie der Vordruck. Abgasverluste hält der Monteur nach Messung als relative Zahl (in Prozent) fest. Er misst zudem die Temperaturen, die in jedem einzelnen Bauteil entstehen, also beispielsweise im Kessel. Ebenso welche Temperaturen die ausgestoßenen Abgase erreichen und welche Raumtemperatur im jeweiligen Betriebsmodus erreicht wird. Häufig wird auch noch der CO2- und O2-Gehalt geprüft sowie Angaben zum Kaminzug gemacht, sofern dieser vorhanden ist.
Dokumentation erledigter Arbeiten
Neben den reinen Messungen, die fester Bestandteil einer jeden Wartung sind, wird der Monteur auch bestimmte Reinigungs- und Konfigurationsleistungen übernehmen, welche in der Regel optisch etwas abgegrenzt zum Rest im Protokoll zu finden sind. Die erledigten Arbeiten werden lediglich abgehakt beziehungsweise angekreuzt. Das ist dann wiederum der Nachweis, dass sie tatsächlich stattgefunden haben, was in späteren Reparaturfällen wichtig ist.
Unter anderem werden im Zuge einer Wartung der Kessel und Brenner gereinigt. Ebenso wird der Brenner gegebenenfalls noch einmal neu eingestellt beziehungsweise Feinheiten justiert. Die Anlage wird nachgefüllt und die Opferanode geprüft. Der Monteur reinigt zudem das Siphon und tauscht, sofern notwendig, die Düse aus. Das Filtersieb wird üblicherweise immer erneuert, da sich über das Jahr da erhebliche Rückstände ansammeln.
Aushändigung des Wartungsprotokolls
Typischerweise wird das Protokoll während den zu erledigenden Arbeiten handschriftlich auf einer Vorlage angefertigt. Der Monteur trägt also die jeweiligen Kennzahlen ein oder hakt die erledigten Arbeiten ab. Bei einigen Anbietern ist es möglich dieses nach Abschluss digital per PDF ausgehändigt zu bekommen, dann verschickt es der Anbieter per E-Mail – das ist aber insgesamt eher unüblich. Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie das Wartungsprotokoll, ob handschriftlich in Papierform oder als PDF-Datei, schnell auffindbar aufbewahren. Sollte es einmal zu einem Garantiefall oder einer notwendigen Reparatur kommen, weisen Sie damit die durch einen zuständigen Monteur erledigten Wartungsarbeiten nach und erfüllen somit auch Ihre eigene vertragliche Pflicht zur Wartung der Anlage.