Als Eigentümer vermieteter Objekte, insbesondere mit mehreren Parteien, sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Heizkosten im Rahmen der Nebenkostenabrechnung verbrauchsabhängig zu erfassen. Ziel dieser verbrauchsabhängigen Erfassung ist, dass jedem Mieter nur die tatsächlich verursachten Heizkosten berechnet werden. Je nach Heizungsart kommen unterschiedliche Erfassungsarten infrage. Wir fassen zusammen, worauf bei der Heizkostenerfassung zu achten ist, welche Geräte nötig sind und welche neuen Pflichten seit der Novelle der Heizkostenverordnung gelten.

Was für die Erfassung benötigt wird

Für die auf einzelne Parteien aufgeteilte Erfassung von Heiz- und Warmwasserkosten werden in der Regel Heizkostenverteiler und Wärmemengenzähler verwendet.

• Wärmezähler eignen sich vor allem für eine Fußbodenheizung oder wenn eine Wohneinheit über einen eigenen Heizkreis versorgt wird.
• Wird eine Wohnung über mehrere Heizstränge versorgt oder sind Wärmezähler unwirtschaftlich, kommen Heizkostenverteiler zum Einsatz, die den Verbrauch jedes einzelnen Heizkörpers erfassen.

Der Verbrauch wird entweder nach dem Verdunstungsprinzip oder elektronisch gemessen. Die elektronische Methode ist moderner und bei Neuinstallationen heute der Standard, da sie unter anderem die Ablesung per Funk ermöglicht.

Fernablesbare Geräte und neue Pflichten

Mit der novellierten Heizkostenverordnung gelten erweiterte Anforderungen. Neu installierte Zähler und Heizkostenverteiler müssen fernablesbar und interoperabel sein, sodass für die Ablesung niemand mehr die Wohnung betreten muss. Bereits vorhandene, nicht fernablesbare Geräte müssen bis Ende 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden. Bei fernablesbaren Geräten sind Vermieter zudem verpflichtet, den Mietern monatlich eine Verbrauchsinformation bereitzustellen. Diese unterjährige Information soll den Bewohnern helfen, ihren Verbrauch besser einzuschätzen und Energie zu sparen. Für Eigentümer bedeutet das, bei Neuanschaffung direkt auf fernablesbare Technik zu setzen.

Worauf beim Einsatz zu achten ist

Für eine rechtssichere Abrechnung dürfen ausschließlich zugelassene und geeichte Geräte verwendet werden. Messgeräte wie Wärmezähler sind zudem in bestimmten Abständen zu erneuern, um die Eichgültigkeit zu wahren. Die Verteilung der Heizkosten muss zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem individuellen Verbrauch erfolgen. Der genaue Verteilungsschlüssel innerhalb dieser Grenzen bleibt dem Eigentümer überlassen. Die verbleibenden Kosten werden nach Wohnfläche oder umbautem Raum verteilt. Wichtig ist außerdem, die gesetzlichen Fristen für die Abrechnung einzuhalten.

Fallstricke bei der Heizkostenerfassung

Durch Manipulation der Messgeräte haben Mieter in der Vergangenheit versucht, sich einen Kostenvorteil zu verschaffen. Solche Manipulationen waren jedoch vor allem bei alten Verteilern nach dem Verdunstungsprinzip möglich. Moderne, elektronische Geräte registrieren und speichern Manipulationsversuche, sodass die Erfassung nicht beeinträchtigt wird und sich Versuche im Streitfall nachweisen lassen. Schon aus diesem Grund sind elektronische Heizkostenverteiler den analogen vorzuziehen, auch wenn diese in der Anschaffung günstiger sind. Hinzu kommt, dass elektronische, fernablesbare Geräte ohnehin dem neuen gesetzlichen Standard entsprechen.

Nutzen für Mieter und Eigentümer

Die verbrauchsabhängige Erfassung schafft Gerechtigkeit, da jeder nur für den eigenen Verbrauch zahlt, und setzt zugleich einen Anreiz zum Energiesparen. Für Eigentümer bedeutet die Umstellung auf fernablesbare Technik zunächst einen Aufwand, langfristig aber weniger Ableseaufwand und eine rechtssichere Abrechnung. Die monatliche Verbrauchsinformation kann darüber hinaus dazu beitragen, dass Bewohner ihren Verbrauch senken, was angesichts steigender Energiepreise und des CO2-Preises für alle Beteiligten von Vorteil ist. Eine korrekte, transparente Abrechnung beugt zudem Streitigkeiten vor.

Ablauf einer korrekten Abrechnung

Für eine rechtssichere Heizkostenabrechnung sind mehrere Schritte nötig. Zunächst werden die Verbrauchswerte aller Wohneinheiten erfasst, bei fernablesbaren Geräten bequem aus der Ferne. Anschließend werden die Gesamtkosten für Wärme und Warmwasser ermittelt und nach dem festgelegten Schlüssel auf Grund- und Verbrauchskosten aufgeteilt. Der verbrauchsabhängige Anteil wird nach den erfassten Werten verteilt, der Grundkostenanteil nach Fläche oder umbautem Raum. Wichtig ist, dass die Abrechnung nachvollziehbar ist und dem Mieter innerhalb der gesetzlichen Frist zugestellt wird. Fehler bei der Erfassung oder Verteilung können dazu führen, dass Mieter die Abrechnung kürzen dürfen.

Aufgaben von Messdienstleistern

Viele Eigentümer beauftragen einen spezialisierten Messdienstleister, der die Geräte installiert, ausliest und die Abrechnung erstellt. Das ist besonders bei größeren Objekten sinnvoll, da die Vorschriften komplex sind und Fehler teuer werden können. Bei der Beauftragung lohnt sich der Vergleich mehrerer Anbieter, da sich die Kosten und die Vertragslaufzeiten unterscheiden. Auch die Frage, ob die Geräte gekauft oder gemietet werden, wirkt sich auf die langfristigen Kosten aus, die letztlich über die Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden.

Fazit

Die verbrauchsabhängige Heizkostenerfassung ist für vermietete Mehrparteienobjekte Pflicht und sorgt für eine faire Kostenverteilung. Über Heizkostenverteiler und Wärmemengenzähler wird der Verbrauch erfasst und zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet. Mit der novellierten Heizkostenverordnung sind fernablesbare Geräte und eine monatliche Verbrauchsinformation vorgeschrieben. Wer bei Neuanschaffungen direkt auf moderne, fernablesbare Technik setzt, erfüllt die gesetzlichen Vorgaben, spart Ableseaufwand und unterstützt zugleich das Energiesparen im Gebäude.

Insgesamt zahlt sich eine sorgfältige, rechtssichere Heizkostenerfassung für alle Beteiligten aus: Mieter zahlen nur ihren tatsächlichen Verbrauch, Eigentümer vermeiden Streit und Rückforderungen, und die unterjährige Verbrauchsinformation motiviert zum Energiesparen. Wer frühzeitig auf moderne, fernablesbare Technik umstellt, ist für die geltenden Vorgaben gerüstet.